Teilnehmermanagement
Wir bieten ein umfassendes Teilnehmermanagement für euer Event: Von Einladungen, personalisierten Landingpages, Telefon- und E-Mail-Support bishin zu vielem mehr. Wir machen eure Teilnehmerverwaltung rund. Mit Herz und einer persönlichen Ansprechpartnerin sorgen wir für einen reibungslosen Ablauf vor, während und nach eurer Veranstaltung. Profitiert von unserer Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation. Jetzt unverbindlich anfragen!
Teilnehmermanagement mit Herz
Bei uns “menschelt’s” seit über 25 Jahren: Mit unserer leidenschaftlichen Herangehensweise sorgen wir für einen reibungslosen Ablauf eurer Veranstaltung und für glückliche Gäste.
Von der Aufbereitung der Teilnehmerliste, dem Erstellen von jeglichen Informationen an die Teilnehmer im Vorfeld, der Registrierung am Veranstaltungstag bis hin zum Versand von Fotos/Videos und Danksagungen nach dem Event – wir bieten umfassendes Teilnehmermanagement, welches die Veranstaltung zum Rundum-sorglos-Paket werden lässt.
Egal ob Firmenfeier, Kongress, Messe, Workshop oder Seminar – wir freuen uns eure Veranstaltung unvergesslich machen zu dürfen.
In den letzten 3 Jahren
Für ein erfolgreiches Event
Über 25 Jahre Erfahrung
Leidenschaft
Reibungsloser Ablauf
Begeisterte Gäste
Individualisierbar
Kostenoptimiert
Innovative, digitale Lösungen
Optimierte Prozesse
Pre-Event
Wir übernehmen die komplette Teilnehmer-Logistik für euer Event und kümmern uns um die Kommunikation mit den Gästen. Ob Save-the-Date-Benachrichtigungen oder personalisierte Einladungen – wir sorgen dafür, dass eure Veranstaltung bereits ab dem ersten Kontakt professionell betreut wird.
Unsere Leistungen umfassen das volle Paket: Von Erstellung und Pflege eurer Event-Anmeldemaske (Landingpage), über Support der Gäste bei Fragen, bis hin zu jeglicher Kommunikation. Die buchhalterische Abwicklung der Anmeldungen mit Gebühren und die Organisation von Hotelzimmern ist natürlich auch mit dabei.
Unser Team steht euren Gästen jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung, um Fragen zu klären und Probleme zu lösen.
Anreise & Unterkunft
Verwaltung von Hotelkontingenten
Beratung und Umsetzung bei Umbuchungen oder sonstigen Anliegen
Roter Faden in der Teilnehmer-Logistik
- Unterstützung beim Texten
- Beratung zum zeitlichen Ablauf
- Erstellung von Visuals, wie Grafiken und Videos durch unsere hauseigene Grafik
- Konzeption & Erstellung von Namensschildern
Benachrichtigungen
- Save-the-Date
- Einladung
- Reminder
- Informationen (inkl. gewünschten Dateien)
- Hotelbestätigungen
- Ticketversand
- Dankesschreiben
Landingpage
Bau der Landingpage (auf Wunsch anhand des Corporate Designs), um die digitale Abfrage aller relevanten Daten zu ermöglichen:
- Teilnahme
- Hotelübernachtung
- Flugbuchung
- benötigter Shuttle-Service
- Begleitperson/en
- Ernährungshinweise
- Abfrage der Rahmenprogrammpunkte
- Rechnungsstellung
- und vieles mehr
Support-Kanäle für Gäste
- Support-Hotline für Gäste
- Individuelle E-Mail-Adresse, um Anliegen der Gäste zu klären
Event
Während der Veranstaltung wird noch mehr “gemenschelt”: Wir begrüßen eure Gäste persönlich am Check-in und weisen sie auf den Tagesablauf, sowie wichtige Informationen hin.
Durch unsere über 25-jährige Erfahrung sind wir für jeden Wunsch und jede Frage eurer Teilnehmer bestens vorbereit.
Wir von der KAD haben hierbei das oberste Ziel, den Aufenthalt der Teilnehmer unvergesslich und angenehm zu gestalten, um einen bleibend positiven Eindruck im Namen unserer Kunden zu hinterlassen.
Registrierung der Gäste
Durchführung der Registrierung am Veranstaltungstag
- Scannerhandys/-geräte
- Counter (können gebrandet werden)
- Pavillion
- und vieles mehr
Support für Gäste
- Trouble-Counter
- Betreuung von Shuttle-Stationen
- "Frag mich"-Menschen für Hilfestellungen auf dem Gelände
- Aushänge mit Übersichten des Tagesablaufes
Post-Event
Nach einer erfolgreichen Veranstaltung ist es entscheidend, in Erinnerung zu bleiben. Wir kümmern uns auch um die Gäste nach dem Event: Wir erstellen Umfragen, versenden personalisierte Dankesschreiben und teilen Veranstaltungsmaterialien wie Bilder und Videos mit den Teilnehmer. So könnt ihr ein Zeichen für die zukünftigen Veranstaltungen setzen.
Nachbereitung
- Fotos und Videos
- Umfragen
- Dankesschreiben
- Ankündigung des nächsten Events
Unsere zufriedenen Kunden
Häufig gestellte Fragen
Welche Vorteile bietet das Teilnehmermanagement gegenüber einer internen Organisation?
Das professionelle Teilnehmermanagement der KAD bietet euch zahlreiche Vorteile, darunter eine höhere Effizienz, Zeitersparnis und Zugang zu spezialisierten Tools und Fachwissen. Durch die Auslagerung können eure interne Ressourcen geschont werden und ihr profitiert von einer besseren Organisation und einer optimierten Teilnehmererfahrung.
Ab welcher Anzahl von Gästen ist ein professionelles Teilnehmermanagement sinnvoll?
Wir empfehlen ein professionelles Teilnehmermanagement ab einer Gästeanzahl von etwa 50 bis 100 Personen. Bei größeren Veranstaltungen wird die Komplexität der Organisation erhöht, und unser spezialisiertes Team der KAD kann euch helfen, alle Aspekte effizient zu verwalten.
Womit beginnt man beim Teilnehmermanagement?
Der erste Schritt besteht darin, in Zusammenarbeit mit unseren Projektleitern eure Ziele und Anforderungen zu definieren und zu erarbeiten. Anschließend arbeiten wir zusammen die Planung, die Registrierung und die Kommunikation mit den Teilnehmern aus. Eine detaillierte Planung und klare Kommunikation sind entscheidend für den Erfolg der Veranstaltung.
Wie viel Vorlaufzeit benötigt man für die Planung eines Events?
Pauschal kann man das nicht beantworten, es ist immer projektabhängig. Aber auch hier gilt natürlich, je mehr Zeit umso besser. Je nach Größe des Events, sollte das Save-the-Date ca. 6 Monate vor der Veranstaltung verschickt werden.
Wie viel kostet das Teilnehmermanagement mit uns?
Die Kosten für das Teilnehmermanagement bei uns variieren je nach Umfang der Dienstleistungen und der Größe der Veranstaltung. Wir bieten maßgeschneiderte Pakete an, die auf eure spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Sprecht uns einfach an und erhaltet ein unverbindliches Angebot!
Erfüllt unser digitale Teilnehmermanagement die DSGVO-Anforderungen?
Eure Datensicherheit liegt uns am Herzen – und das ist uns genauso wichtig wie euch. Deshalb hat Datenschutz bei uns oberste Priorität. Vertraut auf unsere leistungsstarke Server-Infrastruktur in Deutschland. Wir verwalten eure Daten zuverlässig und nur so lange, wie ihr es möchtet. So sind eure Teilnehmerdaten bei uns in sicheren Händen.
Welche Technologien werden im digitalen Teilnehmermanagement eingesetzt?
Wir nutzen moderne Technologien wie Online-Registrierungssysteme, Event-Apps und CRM-Software, um den gesamten Teilnehmermanagementprozess zu optimieren. Diese Tools ermöglichen eine einfache Verwaltung, Analyse von Teilnehmerdaten und eine reibungslose Kommunikation.
Wie kann das Teilnehmermanagement an spezifische Unternehmensbedürfnisse angepasst werden?
Unser Teilnehmermanagement ist flexibel und kann an die spezifischen Anforderungen eures Unternehmens angepasst werden. Wir arbeiten eng mit euch zusammen, um individuelle Lösungen zu entwickeln, die euren Zielen und der Art der Veranstaltung entsprechen.
Beispiele hierfür wären die Anpassung des Designs der Landingpage, der Namensschilder oder auch der Counter/Pavillons zum Teilnehmerempfang.
Wie wird die Kommunikation mit den Teilnehmern während des gesamten Prozesses sichergestellt?
Wir nutzen verschiedene Kommunikationskanäle, darunter Telefonie, E-Mail, SMS und Event-Apps, um sicherzustellen, dass Teilnehmer rechtzeitig über wichtige Informationen informiert werden. Zudem bieten wir personalisierte Kommunikation, um auf individuelle Fragen und Anliegen einzugehen.
Welche Maßnahmen werden ergriffen, um die Teilnehmerzufriedenheit zu gewährleisten?
Um die Teilnehmerzufriedenheit zu maximieren, führen wir Umfragen durch, bieten einen umfassenden Kundenservice und stellen sicher, dass alle Aspekte der Veranstaltung reibungslos ablaufen. Auch euer Feedback ist uns wichtig, um kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen.
Wie wird mit unerwarteten Änderungen oder Problemen während des Events umgegangen?
Wir haben Notfallpläne und ein erfahrenes Team, das in der Lage ist, schnell auf unerwartete Änderungen oder Probleme zu reagieren. Unser Ziel ist es, Störungen zu minimieren und sicherzustellen, dass die Veranstaltung weiterhin erfolgreich verläuft.
Wir freuen uns auf eure Anfrage!
info@veranstaltung-erleben.de
+49 (0) 831 575 326 - 0